Anleitung zur Sichtung

Hotline für Probleme: Tel. 0711 9781-190
„Anleitung zur Sichtung (Download pdf-Datei)“

Inhaltsverzeichnis
Anliegen der Sichtung
Vorgehen für die Sichtung
Einige Hinweise zu Details

Bitte die Sichtung bis 30.11.2013 durchführen!
Alle Angaben in der Statistik beziehen sich auf das Schuljahr 2012/2013
(26.07.2012 – 25.07.2013)

Sehr geehrte Verantwortliche auf Bezirks- und Landesebene,
im Rahmen der „Statistik 2013“ bitten wir Sie hiermit um die Durchführung einer Sichtung der Ortsdaten für dasjenige Gebiet, für das Sie zuständig sind (z. B. Kirchenbezirk).

Was ist das Anliegen dieser Sichtung?

Mit der „Statistik 2013“ soll ein möglichst realitätsnahes Bild der Arbeit mit Kindern und Jugendlichen gewonnen werden. Daher haben zunächst die Kirchengemeinden und Verbände auf lokaler Ebene Ihre Daten online eingetragen. Doch nur wenn die eingetragenen Daten der Ortsebene vollständig sind, stimmt auch die Gesamt-Statistik. Die überregionalen Organisationen (Bezirksjugendwerke, Bezirkskantoren, Landesstellen der Verbände) übernehmen daher mit der Sichtung eine Vollständigkeitsprüfung der Ortsdaten. Damit soll sichergestellt werden, dass bei den Angaben auf der örtlichen Ebene nichts Wesentliches fehlt.

Unsere Bitte ist daher, dass Sie die zusammengestellten Daten sichten. Wenn aus Ihrer Sicht etwas Wichtiges fehlt, geben Sie bitte den Verantwortlichen vor Ort eine Rückmeldung und bitten um das Nachtragen der Daten in die Online-Befragung. Das Nachtragen ist grundsätzlich Aufgabe der Verantwortlichen vor Ort, Sie haben nur Lesezugriff auf die Daten, können diese aber nicht verändern.
Ihre Unterstützung zur Verbesserung der Vollständigkeit ist beispielsweise in folgenden Fällen nötig:

• Gemeinde A hat zwar alle Gruppen für Kinder und Jugendliche erfasst – aber keine Eintragung zu den Kinder- und Jugendfreizeiten gemacht, die in der Gemeinde angeboten werden. Dies fällt Ihnen auf, Sie fragen nach. Der Verantwortliche von Gemeinde A merkt, dass er diesen Bereich vergessen hat und trägt die Freizeiten online nach.

• Gemeinde B und C führen gemeinsam einen vierteljährlichen Jugendgottesdienst durch. Weder Gemeinde B noch Gemeinde C hat dies in der Statistik eingetragen, weil sich jeder auf den anderen verlassen hat. Sie weisen per E-Mail die beiden Verantwortlichen von B und C darauf hin – einer von beiden trägt den Jugendgottesdienst nach.

Bei dieser Sichtung handelt es sich weder um eine vorweggenommene Auswertung noch um eine Kontrolle der Gemeinden. Deshalb haben Sie lediglich Zugang zu den Bezeichnungen der Gruppen und Einzelangebote der Gemeinden, aber nicht zu den Angaben über Besucherzahlen, Veranstaltungshäufigkeit usw.
Eine übersichtliche Zusammenstellung relevanter Zahlen für Ihren Bereich erhalten Sie automatisch von uns im Laufe des Jahres 2014.

Zuständigkeit für die Sichtung in den Kirchenbezirken (gilt nicht für die Sichtung durch die Verbände)

In jedem Kirchenbezirk erhält sowohl das Bezirksjugendwerk als auch das Bezirkskantorat Zugangsdaten zur Sichtung. Beide Stellen führen jeweils die Sichtung der Daten durch. Bei den „musikalischen Angeboten“ liegt demnach die Hauptverantwortung für die Sichtung beim Bezirkskantor – für die anderen Bereiche liegt die Hauptverantwortung beim Bezirksjugendwerk. Zum Teil erhalten auch Bezirksverantwortliche der Posaunenarbeit und Ansprechpartner im Bereich Popularmusik einen Sichtungs-Zugang – so helfen möglichst viele Perspektiven mit, die Vollständigkeitsprüfung gut durchzuführen.  

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Vorgehen für die Sichtung

1) Rufen Sie bitten die folgende Homepage auf und melden sich dort mit ihrem Zugangsschlüssel an:

Internet: http://www.statistik-sichtung.de

Den Zugangsschlüssel erhalten Sie per Brief sowie per E-Mail. Sie kommen dann auf eine Überblicksseite, auf der Sie die verschiedenen Bereiche auswählen können.

Beginnen Sie mit den Basisangaben. Hier sehen Sie, wer vor Ort die Statistik ausgefüllt hat und welchen Bearbeitungsstatus die Teil-Fragebögen nach eigenen Angaben der Gemeinde haben.

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2) Wählen Sie aus, welchen Bereich Sie sichten wollen (z. B. Gruppenangebote)

Bitte wählen Sie den jeweiligen Bereich mit einem Klick auf die violetten Kästchen aus (z. B. Gruppenangebote). Aufgelistet sehen Sie dann die Gruppenangebote, die auf der Ortsebene angegeben wurden. In der ersten Spalte werden die jeweilige Kirchengemeinde / Ortsebene und der Bearbeitungsstand der Eingaben für diesen Bereich angezeigt. Darunter wird das Datum der letzten Aktualisierung der Eingaben angezeigt. In den weiteren Spalten werden für jede Gruppe „Gruppenname“, „Typ“ der Gruppe und eine mögliche „Kooperation“ mit anderen Trägern angezeigt.

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In den anderen Bereichen (Einzelangebote, schulbezogene Jugendarbeit, musikalische Arbeit) erfolgt die Auflistung in ähnlicher Weise. Bitte schauen Sie alle Bereiche durch. 

3) Führen Sie (nach bestem Wissen) eine Vollständigkeitsprüfung durch

Bitte gehen Sie die Angebote und Aktivitäten auf Ortsebene durch. Hierbei geht es lediglich darum, grobe Unvollständigkeiten zu entdecken. Keinesfalls wird verlangt, detailliert auf jeder Ortsebene die Angebote abzugleichen. Vielleicht bietet die Sichtung aber auch einen Anlass, sich mit der jeweiligen Ortsebene abzusprechen oder bei einem ohnehin anstehenden Treffen im November die Sichtung vorzunehmen.

Unten auf jeder Seite haben Sie die Möglichkeit, sich die Auflistung herunterzuladen (Klick auf Excel-Download bzw. PDF-Download) und diese zu speichern oder auszudrucken.
Bitte beachten Sie, dass die Angaben vorläufig und evtl. noch nicht vollständig sind. Diese Auflistungen dienen also ausschließlich der Vollständigkeitsprüfung und dürfen keinesfalls veröffentlicht werden.

4) bei Bedarf: Kontakt mit Ortsebene aufnehmen

Für den Fall, dass Ihnen die Daten unvollständig erscheinen (Beispiel: Eine Gemeinde, die jedes Jahr Jugendfreizeiten anbietet, hat diese nicht eingetragen), kontaktieren Sie bitte die Verantwortlichen auf Ortsebene und bitten Sie um eine entsprechende Nachtragung bzw. Ergänzung in der Online-Befragung auf Gemeindeebene. Die Kontaktdaten finden Sie bei Basisangaben unter „Verantwortlich“.

Veränderungen in den Daten werden ausschließlich von den Gemeinden selbst vorgenommen. Die Ge-meinden können bis Ende November ihre Eintragungen mit demselben Zugangsschlüssel vornehmen, den die Pfarrämter bzw. Ortsverantwortlichen im Sommer für die Dateneingabe erhalten hatten. Sollten die Gemeinden nicht mehr über diesen Zugangsschlüssel verfügen, kann dieser bei der Statistik-Hotline unter 0711 9781-190 oder per E-Mail info@statistik-ev-bw.de erfragt werden.

5) Abschluss der Sichtung

Eine Rückmeldung über den Abschluss der Sichtung ist nicht nötig. Wir gehen davon aus, dass Sie die Sich-tung bis spätestens Ende November selbständig zum Abschluss bringen.
Eine gute Sichtung ist in Ihrem Interesse: Im Jahr 2014 erhalten Sie von uns automatisch Datenzusammen-stellungen für Ihre Region. Diese Daten sind umso genauer, je mehr Sie in die Sichtung investiert haben.

6) Erfassung der Daten auf Ihrer Ebene (Bezirks- oder Landesebene)

Ebenfalls im November erfolgt die Datenerfassung der überregionalen Träger, also beispielsweise Bezirksjugendwerke, Bezirkskantoren sowie Landesverbände der evangelischen Jugendarbeit. Falls Sie für diese Erfassung zuständig sind, erhalten Sie dazu gesonderte Informationen. Dieser Vorgang ist technisch von der Sichtung unabhängig.

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Einige Hinweise zu Details

„keine Beteiligung“

Gemeinden bei denen unter Basisangaben „keine Beteiligung an der Statistik 2013“ angegeben ist, haben uns mitgeteilt, dass sie sich nicht an der Statistik beteiligen. Wir finden das zwar schade, aber akzeptieren es. Solche Gemeinden sollten von Ihnen nicht nochmals um Beteiligung gebeten werden.
Ausnahme: Wenn es seitens des Bezirksjugendwerks eine sehr gute Verbindung in diese Gemeinde gibt, kann man gerne den Versuch starten, die Gemeinde doch noch zu einer Beteiligung zu bewegen. Die Gemeinden sollen sich aber nicht bedrängt fühlen.

Es liegen keine Daten vor

Gemeinden, bei denen noch keine Daten eingetragen sind, haben (auch nach mehrmaliger Nachfrage durch uns) die Online-Erhebung noch nicht vorgenommen. Wenn es Ihnen möglich ist, sind wir dankbar, wenn Sie diese Gemeinden ermuntern, die Eintragungen bis Ende November noch vorzunehmen.

Kindergottesdienst und Konfirmandenarbeit

Die Bereiche Kindergottesdienst und Konfirmandenarbeit wurden in der Online-Befragung auf Ortsebene zwar auch erfasst, werden aber bei der Sichtung nicht angezeigt. Sollte eine Gemeinde versehentlich „Kindergottesdienst“ oder „Konfirmandengruppe“ im Bereich „Gruppenangebote“ eingegeben haben, ignorieren Sie diese bitte. In diesen Fällen wird durch das Projektteam sichergestellt, dass die Angaben richtig erfasst werden und keine Daten verloren gehen oder doppelt gezählt werden.

Fehleintragungen durch die Gemeinden

Fällt Ihnen auf, dass von einer Kirchengemeinde eine Eintragung fälschlich vorgenommen wurde, bitten Sie die Gemeinde nach Möglichkeit um Korrektur. Fehleintragungen, die auch ohne Kenntnis der örtlichen Situation ersichtlich sind, werden allerdings ohnehin durch das Statistik-Team im Zuge der Datenaufbereitung korrigiert bzw. gelöscht – beispielsweise wenn eine Gemeinde eine Krabbelgruppe oder einen Seniorenkreis eingetragen hat (beides liegt außerhalb des Schwerpunkt-Altersbereichs von 6 bis 26 Jahre).

Kooperationen zwischen Gemeinden

Wird eine Aktivität, z.B. eine Jugendwoche, in Kooperation mehrerer Träger (Kirchengemeinden, Bezirksjugendwerk usw.) durchgeführt, ist für die Statistik unerheblich, wer genau diese Veranstaltung erfasst. Wichtig ist, dass diese genau einmal erfasst wird. Typischerweise werden Veranstaltungen, die von drei und mehr Gemeinden durchgeführt werden, auf Bezirksebene erfasst. Wenn die Veranstaltung aber schon von einer Gemeinde erfasst ist, kann dies so bleiben und die Eintragung auf Bezirksebene entfällt dann.

Evangelische Jugendverbände

Auch die Aktivitäten der evangelischen Jugendverbände (CVJM, EC, Apis usw.) werden von der Statistik mit erhoben. Allerdings sind diese nur dann für die Bezirksjugendwerke sichtbar, wenn die Arbeit vor Ort in Kooperation mit der Kirchengemeinde erfolgt. Die übergeordneten Stellen der Jugendverbände wiederum sehen in der Sichtung nur solche Aktivitäten, bei denen ein örtlicher Jugendverband beteiligt ist.

Rückfragen oder Unklarheiten:
Bei Fragen oder Schwierigkeiten helfen wir Ihnen gerne weiter:
Hotline für Rückfragen: Tel. 0711 9781-190
E-Mail: info@statistik-ev-bw.de
Die pdf-Version dieser Anleitung ist online verfügbar: „Anleitung zur Sichtung (pdf-Datei)“

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Hinweis: Aus Gründen der einfacheren Lesbarkeit wird z.T. nur die männliche Sprachform verwendet, gemeint sind stets alle.